KatLin koulutus- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

päivitetty 24.8.

Tietosuoja on perusoikeus, jolla turvataan yksityisyyden, oikeuksien ja vapauksien toteutuminen henkilötietoja käsitellessä. Olemme sitoutuneet huolehtimaan käsittelemiemme henkilötietojen tietosuojasta sekä noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä. Tällä sivulla kerromme, kuinka ja millaisin edellytyksin käsittelemme henkilötietoja toiminnassamme.

Rekisterinpitäjä

Katsastustoimipaikkojen Liitto ry, Besiktningsställenas Förbund rf (jäljempänä KatLi)

Rahakamarinportti 3 A1 00240 Helsinki

Tietosuojan yhteyshenkilö: Björn Ziessler, bjorn.ziessler@katli.fi +358 50 501 3443

Henkilötietojen käsittelijät ja käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat

Henkilötietojen käsittelijöitä Katsastustoimipaikkojen Liitto ry:n lukuun ovat Doris-tietojärjestelmän toimittaja Ideal Inspect Oy ja sen mahdolliset alihankkijat, sekä tietojärjestelmää käyttävät asiakas- ja jäsenorganisaatiot (vain oman henkilöstönsä tietojen osalta).

Henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän käyttämissä tietojärjestelmissä ja palveluissa, jotka liittyvät jäsen- ja asiakassuhteiden hoitamiseen, koulutusten järjestämiseen, sähköiseen viestintään, asiakirjojen hallintaan, sähköiseen allekirjoittamiseen sekä taloushallintoon.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta suunniteltuja ja määriteltyjä sekä laillista käyttötarkoitusta varten. Henkilötietoja käsitellään jäsenyyksien, koulutusten ja muiden palveluiden hallinnointiin, niihin liittyvään viestintään, laskutukseen, maksuliikenteen seurantaan, raportointiin sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • Laki ajoneuvojen katsastustoiminnasta (957/2013)
  • LVM:n asetus ajoneuvojen katsastushenkilöstön koulutuksesta ja muusta ammattitaidosta (199/2014)
  • LVM:n asetus ajoneuvojen yksittäishyväksyjien jatkokoulutuksesta ja kokeista (796/2014)
  • Yhdistyslaki (503/1989)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän merkittävä suhde)
• rekisteröidyn suostumus

KatLi lakisääteisen katsastuksen ja yksittäishyväksynnän koulutuksen järjestäjänä käyttää osallistujan henkilötietoja koulutuksesta tiedottamiseen, koulutuksen järjestämiseen liittyvien palvelujen tuottamiseen, koulutuksen osallistujapalautteen keräämiseen ja koulutuksen suorittamisesta ilmoittamiseen Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin ylläpitämään katsastus- ja yksittäishyväksyntäkoulutusrekisteriin.

KatLi rekisteröitynä yhdistyksenä käsittelee henkilötietoja yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, jäsenrekisterin ylläpitämiseen, jäsenviestintään, yhdistyksen kokouskutsujen toimittamiseen, jäsenpalveluiden tarjoamiseen sekä jäsenasioiden hoitamiseen.

Rekisteröityjen ryhmät

Henkilötietoja kerätään eri tavalla riippuen siitä, mikä on käsittelyn tarkoitus. Rekisteröidyt voidaan jakaa ryhmiin:

• Lakisääteisiin koulutuksiin osallistujat
  • Yksityishenkilöt
  • Jäsen- ja asiakasorganisaatioiden henkilöt
• KatLin jäsenet ja yhteistyökumppanit
  • Jäsenorganisaatioiden yhteyshenkilöt, edustajat sekä jäsenyyden, viestinnän ja laskutuksen hoitamiseen nimetyt henkilöt
  • Yhteistyökumppanien ja sidosryhmien yhteyshenkilöt, edustajat sekä viestinnän ja laskutuksen hoitamiseen nimetyt henkilöt

Tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta.

Henkilötiedot, joita kerätään

Keräämme vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Niitä ovat:

• Nimi
• Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Kotiosoite (kun tarpeen laskutusta varten)
• Henkilötunnus (vain katsastajat)
• Peruskoulutus eli tieto suoritetuista tutkinnoista (vain katsastajat)
• Vastuualue
• Koulutushistoria ja katsastusoikeudet (vain katsastajat)
• Koulutustoimintaan liittyvien kokeiden suoritustiedot (vain katsastajat)
• Ilmoittautumiset ja osallistumiset KatLin tapahtumiin
• Erityisruokavaliot (rekisteröidyn suostumuksella)
• Moodle-oppimisympäristössä muodostuvat tiedot kuten tehtävät, kommentit ja vastaukset
• Järjestelmien keräämät ja muodostamat lokitiedot

Moodle-oppimisympäristössä käyttäjän nimitiedot näkyvät muille käyttäjille. Käyttäjä voi halutessaan näyttää sähköpostiosoitteensa muille henkilöille sekä täyttää profiiliinsa itseään koskevia lisätietoja, jotka näkyvät muille käyttäjille.

Verkkosivuillamme sekä Moodle-oppimisympäristössä käytetään evästeitä sivuston toiminnan mahdollistamiseen sekä kävijätilastojen ja verkkopalvelun käytön analysointiin erillisten evästekäytäntöjen mukaisesti.

Tietojen suojaus

Suojaamme henkilötiedot käyttämällä asianmukaisia teknisiä, organisatorisia ja sopimuksellisia suojakeinoja.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Aineisto on sähköistä ja se on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttöoikeudet määrittyvät käyttäjäryhmittäin. Tapahtumia Doris- ja Moodle-järjestelmissä lokitetaan järjestelmän käytön valvomiseksi ja järjestelmien kehittämiseksi. Palvelimet, joita tietojärjestelmä Doris ja oppimisympäristö Moodle käyttävät, sijaitsevat EU- tai ETA-alueella.

Tietojen säilytysaika

Sähköpostitse ja lomakkeilla kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on välttämätöntä koulutukseen tai tapahtumaan ilmoittautumisen tai jäsenpalvelun toteuttamiseksi.

Laskutuksiin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Doris-järjestelmässä käyttäjätunnus ja siihen yhdistetyt tiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyllä tai hänen työnantajaorganisaatiollaan on tarve käyttää palvelua. Organisaatiolla on vastuu omien käyttäjiensä tunnusten poistamisesta käyttötarpeen päätyttyä. Yksityishenkilöiden käyttäjätunnukset KatLi poistaa viimeisimmän koulutuksen jälkeisen kalenterivuoden päätyttyä, ellei uutta ilmoittautumista koulutukseen ole tehty. Käyttäjätunnuksen poistamisesta huolimatta koulutussuoritukset ja niitä koskevat todentamistiedot säilytetään koulutusrekisterissä.

Henkilön tietoja ja koulutusten suorittamistietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen koulutuksen suorittamisen todentamiseksi, koulutustodistusten antamiseksi sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Koska katsastuksen ja yksittäishyväksynnän jatko- ja erikoiskoulutuksilla ei ole vanhenemisaikaa, tietoja säilytetään lähtökohtaisesti toistaiseksi. Säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti, ja tiedot poistetaan, jos todetaan että niiden säilyttämiselle ei enää ole perusteltua tarvetta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi (oikeus tulla unohdetuksi) niiltä osin kuin tiedot eivät ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään osoitteeseen toimisto@katli.fi .

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Tietojen luovutus

Käsittelemme henkilötietojasi pääosin Suomessa sekä muualla Euroopan Unionin (EU) alueella tai Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Tiettyjä pilvipalveluita käytettäessä tietoja saatetaan siirtää tai käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirrot perustuvat EU:n komission hyväksymään EU-US Data Privacy Framework -tietosuojakehykseen.

KatLi luovuttaa lakisääteisen velvoitteen mukaisesti Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille tiedot kaikista koulutussuorituksista yksilöitynä nimellä, henkilötunnuksella ja toimipaikalla sekä pyydettäessä muitakin koulutuksiin ja koulutussuorituksiin liittyviä tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastella ja ladata omia koulutuksiaan koskevia todistuksia rekisteristä. Lisäksi rekisteröidyn työnantajaorganisaation nimeämällä koulutusvastaavalla on oikeus tarkastella ja ladata rekisteröidyn koulutustodistuksia siltä osin kuin se on tarpeen koulutusten hallinnoimiseksi ja seurannaksi sekä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi (LVM:n asetus ajoneuvojen katsastustoiminnan laadunhallinnanjärjestelmistä ja katsastustoimipaikalla säilytettävistä asiakirjoista 198/2014).

Henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille eikä tietoja käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.